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DATE DE PUBLICATION 17/01/2020
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Assistant.e administratif.ve et d’accueil

Contexte

Hauts-de-Seine Initiative (HDSI) est une association loi 1901 à but non lucratif qui a pour vocation d’accompagner et de financer les initiatives créatrices d’emploi sur le département des Hauts-de-Seine. Membre des réseaux Initiative France et France Active, HDSI mène ses activités au sein de trois pôles :
– Très Petites Entreprises : financement de la création / reprise / développement d’entreprise, ateliers collectifs, parrainage
– Economie Sociale et Solidaire : accompagnement et financement d’associations et de structures de l’économie solidaire
– Projets avec des actions transverses : accompagnement à l’entrepreneuriat dans les quartiers prioritaires, accompagnement des femmes entrepreneurs, appui en ressources humaines…

Mission

Missions du poste :
1. Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs externes.
2. Mise en œuvre des procédures de décaissement et de recouvrement des financements destinées aux créateurs.
3. Gestion administrative liée au fonctionnement de l’association.

Activités principales :

Mission 1 : Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs externes (dont créateurs d’entreprise)
– Réceptionner et gérer les appels téléphoniques et l’accueil physique de l’association : prise de messages, mise en relation, premier relai d’information
– Renseigner, orienter de façon pertinente et expliquer les différentes démarches à effectuer
– Assurer la mise en relation avec le-la Chargé-e de mission concerné et la transmission du business plan établi
– Réceptionner tous les appels destinés aux collaborateurs et leur transmettre ou prendre les messages si nécessaire.

Mission 2 : Mise en œuvre des procédures de décaissement et de recouvrement des financements destinés aux créateurs
– Accueillir les créateurs pour les décaissements
– Préparer les dossiers : établir les contrats de prêt, les demandes de prélèvement, vérifier la conformité des pièces exigées
– Constituer et transmettre les dossiers à décaisser à France Active et à la hiérarchie interne
– Faire la saisie consécutive au décaissement dans les bases de données.
– Constituer, transmettre et suivre le dossier relatif à la mise en place des garanties
– Déclarer les prêts et tout autre évènement, préparer les dossiers de déclaration en défaut de paiement et de mise en jeu de la garantie
– Assister la chargée de mission administrative et comptable aux actions de contentieux avec les bénéficiaires de prêts et les cabinets de recouvrement : relances téléphoniques et écrites, prise de rendez-vous, préparation des dossiers pour le service recouvrement, etc. .

Mission 3 : Gestion administrative liée au fonctionnement de l’association
– Traiter les e-mails et courriers entrants et sortants
– Rédiger des courriers de décision suite aux comités d’engagement
– Suivre les paiements des dossiers et vérifier les données saisies
– Suivre les différents documents administratifs, les classer et les archiver
– Etre en appui « back office » à l’équipe dans l’organisation des animations et temps forts de l’association
– Assister l’équipe, ponctuellement, en cas d’audit
– Gérer la vie des locaux dont les fournitures de bureau et petit équipement courant

La présente fiche de poste pourra être amenée à évoluer selon les besoins de l’association.

Personnel encadré : Stagiaires

Formation / Expérience

Formation supérieure de type bac+2 en assistance de gestion, assistance de direction, secrétariat (BTS, DUT…)

Compétences / Aptitudes

Connaissances (savoirs)
– Outils bureautiques (Excel, Word…)
– Connaissance des procédures internes.

Capacités (savoir-faire opérationnels contextualisés)
Être capable de :
– Acquérir des connaissances administratives et les implémenter
– Avoir le sens de l’organisation, de la méthode et de la rigueur
– Savoir hiérarchiser les priorités
– Représenter HDSI et son projet associatif.

Qualités humaines (savoir-faire relationnels)
– Avoir le goût du travail en équipe, en réseau en partageant des tâches avec d’autres unités
– Avoir le sens du contact
– Etre dynamique, disponible et accueillant
– Faire preuve de réactivité, être capable de gérer plusieurs choses à la fois
– Gestion des priorités

Avoir un intérêt pour le secteur associatif et les dispositifs d’aide à la création d’entreprise est un plus.

Déplacements

Déplacements à l’extérieur occasionnels.

Dossier de candidature

Lettre de motivation et CV au format PDF à l’attention de Kevin Lefevre.
Avant le 31/01/2020.

  • Contrat
    CDI
  • Rémuneration
    1 800 € bruts mensuels + prise en charge de 50% des titres restaurants
  • Durée hebdo
    35 heures hebdomadaires ou 39 heures avec JRTT.
  • Date souhaitée de prise de poste
    01/02/2020
  • Lieu
    Nanterre
  • Types de fichiers acceptés : pdf.
  • Types de fichiers acceptés : pdf.
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